En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre protección de datos personales, (BARONA LLANOS ABOGADOS CONSULTORES S.A.S), pone en conocimiento de los titulares de datos personales, la presente política de privacidad y protección de datos personales (en adelante “la política”) la cual regula la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de la información recibida de terceros por medio de cualquiera de los canales de recolección de información.

Objeto

En la presente Política se busca dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, así como establecer los lineamientos mediante los cuales (BARONA LLANOS ABOGADOS CONSULTORES S.A.S) realiza el tratamiento de los datos personales, dar a conocer a los titulares el alcance y finalidad del tratamiento, derechos de los titulares, deberes de los responsables y encargados, así como los procedimientos para ejercer los derechos que les asisten a los Titulares de los datos personales.

Definiciones

Para efectos de la presente Política

Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una
actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual
debe ser informada al Titular;

Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato
legal o judicial que releve el consentimiento;

Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error;

Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del
Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de
la existencia de datos que le conciernan;

Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento
sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de
2012;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012;

Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

La Firma realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

a.    Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.

b.    Cumplir con los procesos internos de la Firma en materia de administración de proveedores y contratistas.

c.    Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Firma, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Firma prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.

d.    El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.

e.    El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de la Firma.

f.    Procesos al interior de la Firma, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.  

g.    La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.

h.    Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes. 

i.    Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la Firma.

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

a.    Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.    Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. 

c.    Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.

d.    Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

e.    Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.

f.    Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

g.    Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

h.    Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

2.6.1.    Consultas

La Firma dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Firma. 

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente protecciondedatos@bu.com.co o telefónicamente en la línea de atención (+57-1) 346 2011, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos. 

Cualquiera que sea el medio, la Firma guardará prueba de la consulta y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:

a.    Las solicitudes se deberán formular por escrito.

b.    La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

c.    Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la Firma recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de la Firma.

d.    La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Firma. 

e.    En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Firma.

2.6.2.    Reclamos

La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente para los asuntos relacionados con esta Política protecciondedatos@bu.com.co o telefónicamente en la línea de atención (+57-1) 346 2011, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos. 

Cualquiera que sea el medio, la Firma guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:

a.    El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.

b.    La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

c.    El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.

d.    Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Firma requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

e.    Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Firma no es competente para resolverlo, dará traslado al Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

f.    Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Firma donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

g.    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2.6.3.    Revocatoria

El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.